Información registral (R. Mercantil): interés legítimo y protección de datos

Resulta conocido el carácter público del Registro Mercantil en los términos en que sigue (Reglamento del Registro Mercantil, RRM):

El Registro Mercantil es público y corresponde al Registrador Mercantil el tratamiento profesional del contenido de los asientos registrales, de modo que se haga efectiva su publicidad directa y se garantice, al mismo tiempo, la imposibilidad de su manipulación o televaciado.

La publicidad se realizará mediante certificación o por medio de nota informativa de todos o alguno de los datos contenidos en el asiento respectivo, en la forma que determine el Registrador.

Los Registradores Mercantiles calificarán, bajo su responsabilidad, el cumplimiento de las normas vigentes en las solicitudes de publicidad en masa o que afecten a los datos personales reseñados en los asientos.

En este sentido resulta de interés una Resolución de la Dirección General de los Registros y del Notariado (DGRN) que revoca la negativa de un Registrador Mercantil, a expedir cierta información registral por medio de certificación relativas a diversas sociedades mercantiles inscritas en su Registro Mercantil.

Hechos

Se solicita de un Registro Mercantil certificaciones literales referidas a tres sociedades, señalando concretamente las inscripciones a las que debe referirse la certificación. Se alega como interés en la solicitud la de investigación de bienes y presentación en el Juzgado. La solicitante según manifiesta es Abogada.

El Registrador deniega la publicidad formal solicitada por estimar que el interés alegado no es suficiente para la expedición de las certificaciones referidas, aparte de que la legislación de Protección de Datos de carácter personal veda la solicitud por la amplitud de la misma.

Recurso

Se recurre poniendo de manifiesto el carácter público sin cortapisas del Registro Mercantil, así como diversas sentencias que abonan la expedición de la información solicitada.

Doctrina

La citada resolución revoca la negativa del registrador a suministrar la información solicitada, fijando de forma resumida los parámetros a los que debe ajustarse la publicidad formal en general, y en el Registro Mercantil en particular.

Estos principios o parámetros establecidos por la DGRN, son los siguientes (resumen de José Ángel García-Valdecasas Butrón):

1. Para solicitar información registral es necesario tener un interés, directo, conocido, patrimonial y legítimo y debe justificarse ante el registrador.
2. El interés se presume en los casos de empleados públicos o funcionarios que actúen por razón de su cargo u oficio.
3. La publicidad formal debe excluir los datos carentes de trascendencia jurídica, debiendo ser precisa y fiel pero sin extenderse a más de lo que sea necesario al solicitante.
4. En el ámbito del Registro Mercantil, el interés del solicitante se presume y por ello a diferencia de lo que ocurre en el Registro de la Propiedad, no debe probarse a satisfacción del registrador.
5. No obstante lo anterior, también el Registro Mercantil queda afectado por las normas sobre protección de datos de carácter personal y por ello queda bajo la responsabilidad del registrador la atención a las consultas sobre datos personales (Art. 12.3 del RRM). Estos datos personales no son sólo los que afectan a la vida íntima de la persona, sino todos aquellos datos personales cuyo conocimiento pueda afectar a sus derechos sean o no fundamentales.
6. Los datos personales no podrán ser objeto de publicidad para finalidades distintas de la propia institución registral.
7. El titular registral tiene derecho a ser informado de las personas que recaban información sobre su persona y bienes.
8. Finalmente dice la DGRN, que una denegación de publicidad formal sólo puede referirse a los datos sin relevancia patrimonial ajenos a la finalidad del registro y a datos carentes de relevancia jurídica.

Documentación:

• Texto íntegro de la Resolución de la DGRN.

Depósito Cuentas Anuales (2008): Modelos normalizados.

Las cuentas anuales correspondientes al cierre del ejercicio 2008 se presentarán conforme a los modelos aprobados en la Orden JUS/206/2009,  que pueden consultarse en el enlace adjunto. Recogen la estructura y contenido de los documentos contables que los empresarios deben formular y presentar para su depósito en el Registro Mercantil y a través del que se lleva a cabo la publicidad establecida en nuestra legislación.

La presentación de las cuentas anuales  puede efectuarse de dos maneras:  

• De forma telemática  
• De forma manual (En papel o en soporte digital).

Presentación telemática: 

Para la presentación telemática se requiere ser titular de firma electrónica reconocida por el Colegio de Registradores.  La elaboración de los ficheros se realiza a través de los programas contables que dispongan de tal utilidad o bien a través del programa D2 que facilita la web del Colegio de Registradores.

Presentación manual:  

Pueden presentarse en soporte papel o en soporte digital (cd). 

Habrá que tener en cuenta que conforme a la resolución de 29 de Enero de 2007 de la Dirección General del Registros y Notariado los modelos normalizados de cuentas anuales deben estar cumplimentados de forma mecanizada.  

Información que se debe presentar en el Registro Mercantil:

Deberá presentarse en el Registro Mercantil de la provincia en la que radique su domicilio social:

• Instancia de presentación de las cuentas.
• Hoja de datos generales de identificación.
• Certificación de la aprobación de las cuentas anuales, conteniendo la aplicación de resultados.
• Las cuentas anuales: 
  
  • Balance, 
  • Cuenta de pérdidas y ganancias, 
  • Estado de cambios en el patrimonio neto, 
  • Estado de flujos de efectivo y 
  • Memoria.
• Informe de gestión.
• Informe de auditoría, cuando la sociedad esté obligada a auditarse o si la minoría lo solicitase.
• Certificación acreditativa de que las cuentas depositadas se corresponden con las auditadas.

 Modelos de Cuentas Anuales (descarga enlace)

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Modelos de Cuentas Anuales (2008) para la presentación en el Registro Mercantil.

Los modelos de cuentas anuales aprobados en la Orden JUS/206/2009,  que se puede consultar en el enlace adjunto, recogen la estructura y contenido de los documentos contables que los empresarios deben formular y presentar para su depósito en el Registro Mercantil y a través del que se lleva a cabo la publicidad correspondiente establecida en nuestra legislación.

Los modelos aprobados tienen una doble modalidad según se utilice:

• para su presentación el tradicional soporte en papel, o
• el más moderno, y acorde a los avances tecnológicos, soporte electrónico que, por otra parte, facilita la presentación por vía telemática.

Para facilitar que las empresas informen sobre los detalles que requiere la memoria de las cuentas anuales, esta Orden Ministerial normaliza buena parte de su contenido, con el fin de que las empresas que lo deseen puedan utilizar los cuadros normalizados que se anexan, si bien no hace obligatorio su uso en el depósito para flexibilizar en lo posible el cumplimiento legal del depósito de cuentas.

Está pendiente la aprobación de modelos para la presentación de las cuentas anuales consolidadas de los grupos que, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 43 bis del Código de Comercio, opten por aplicar las normas contables del propio Código, una vez haya sido aprobado el desarrollo reglamentario de éste. Ello no obsta para la inmediata aprobación de aquéllos en que deban formularse las cuentas individuales en su triple modalidad, normal, abreviada, y pequeña y mediana empresa (modelo PYME).

Por otra parte, han de quedar exceptuados de la regla general de la obligatoriedad de los modelosaprobados aquellas entidades que de acuerdo con la normativa singular que les es aplicable deban formular sus cuentas con arreglo a modelos específicos. 

Información que se debe presentar en el Registro Mercantil 

Deberá presentarse en el Registro Mercantil de la provincia en la que radique su domicilio social:

• Instancia de presentación de las cuentas.
• Hoja de datos generales de identificación.
• Certificación de la aprobación de las cuentas anuales, conteniendo la aplicación de resultados.
• Las cuentas anuales: Balance, Cuenta de pérdidas y ganancias, Estado de cambios en el patrimonio neto, Estado de flujos de efectivo y Memoria.
• Informe de gestión.
• Informe de auditoría, cuando la sociedad esté obligada a auditarse o si la minoría lo solicitase.
• Certificación acreditativa de que las cuentas depositadas se corresponden con las auditadas.

 Modelos de presentación de las cuentas anuales. 

1. La presentación en el Registro Mercantil competente de las cuentas anuales por parte de las sociedades mercantiles y demás entidades y empresarios que conforme a las disposiciones vigentes vengan obligados a dar publicidad a las mismas, así como las de quienes voluntariamente las presenten, deberán formularse en los modelos establecidos en el Anexo I de la presente Orden, que incluye los modelos en castellano. Los bilingües, en las demás lenguas propias de las Comunidades Autónomas dentro de los respectivos territorios, se incluirán en los Anexos de la Resolución de la Dirección General de los Registros y del Notariado por la que se publicarán las traducciones.

2. El uso del modelo de Memoria que se incluye en dicho anexo será facultativo. Los cuadros que lo componen, en los que se ha normalizado parte de su contenido, se facilitan como una ayuda para la aplicación del Plan General de Contabilidad (o, en su caso, del Plan General de Contabilidad de PYMES) por las empresas. En todo caso deberán acompañar a los cuadros normalizados el resto de la información que compone la Memoria y que no ha sido normalizado, según se indica en el anexo citado.

3. Los citados modelos no serán obligatorios para la presentación de las cuentas consolidadas ni las de aquellos empresarios que de acuerdo con la normativa específica que les es aplicable deban formular sus cuentas con arreglo a sus modelos.

4. Igualmente deberá ajustarse al modelo incluido en dicho anexo la solicitud de depósito a que se refiere el artículo 366.1.1.° del Reglamento del Registro Mercantil, y que será de obligatoria aceptación por todos los Registros, así como los demás documentos que aunque no formen parte de las cuentas han de presentarse junto con ellas y que se incluyen en él.

5. Los Registros Mercantiles están obligados a proveer a quienes se los soliciten los originales de los modelos obligatorios que se aprueban por la presente Orden. (Dichos modelos estarán igualmente disponibles en formato PDF en las páginas Web del Ministerio de Justicia, del Colegio de Registradores, del Consejo General del Notariado, del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas y del Banco de España).